De VvE maakt een verslag van wat er in de algemene ledenvergadering is gezegd. Dit verslag heet de notulen. De wet en de modelreglementen bepalen dat de voorzitter van de vergadering en het bestuur van de VvE deze notulen moeten ondertekenen. Het maakt niet uit of alle bestuursleden tekenen of niet. De notulen worden goedgekeurd in dezelfde vergadering of in de volgende vergadering.
In de praktijk worden echter vaak alleen de definitief goedgekeurde notulen ondertekend. Dit gebeurt dan zonder een zogenaamde natte handtekening.
Een natte handtekening is een handtekening die je met een pen op papier zet. Dit is de traditionele manier om te ondertekenen. Een natte handtekening is juridisch gezien sterk, omdat je moeilijk kunt ontkennen dat je het document hebt ondertekend. Een natte handtekening verschilt van een elektronische of digitale handtekening, die je met een computer of telefoon op een elektronisch document zet. Een elektronische of digitale handtekening kan ook juridisch geldig zijn, maar er zijn verschillende regels en voorwaarden voor.
Het nadeel van een natte handtekening is dat het tijd en moeite kost om het document te printen, te tekenen en te versturen of af te geven. Bij een elektronische of digitale handtekening – of in ons geval vastleggen in de notulen – is dat snel en gemakkelijk. Ik weet wel wat ik zou kiezen!
John Greijmans
