Inleiding
Op 27 juni 2023 organiseerde het VvE Netwerk Rotterdam, een lokaal netwerk voor Rotterdamse VvE-bestuurders, een themabijeenkomst getiteld: het (beter laten) functioneren van de VvE. Bestuurslid John Greijmans gaf een inleiding en faciliteerde naderhand de discussie met de aanwezigen. Het doel van de bijeenkomst was om een overzicht te krijgen van de oorzaken van het niet goed functioneren van VvE’s, inzicht te krijgen in mogelijke oplossingsrichtingen en specifieke oplossingen voor specifieke problemen van de aanwezigen aan te dragen.
Hoofdgedeelte
John begon met te stellen dat er altijd twee manieren zijn om een probleem binnen een VvE op te lossen: intern door gezamenlijk overleg en extern via de rechter. Hij legde uit dat intern overleg vaak de voorkeur heeft, omdat het sneller, goedkoper en minder conflictueus is dan een juridische procedure. Echter, soms is er geen andere optie dan naar de rechter te stappen, bijvoorbeeld als er sprake is van ernstige wanprestatie, fraude of onrechtmatige daad.
Vervolgens onderscheidde John vier categorieën van problemen die vaak voorkomen bij VvE’s: organisatie, kennis, middelen en plannen.
De problemen die te maken hebben met de organisatie van de VvE zijn:
- Gebrek aan overeenstemming: kan leiden tot impasses, conflicten of besluiteloosheid binnen de VvE. Een oplossing is een mediator of een onafhankelijke voorzitter in te schakelen om het gesprek te begeleiden en tot een compromis te komen.
- Gebrek aan activiteit: kan betekenen dat de VvE niet voldoet aan haar wettelijke verplichtingen, zoals het houden van een jaarlijkse vergadering, het opstellen van een begroting en een jaarrekening, en het uitvoeren van onderhoud. Een oplossing is om een professionele beheerder aan te stellen om de administratie en het beheer te verzorgen.
- Gebrek aan betrokkenheid: kan ertoe leiden dat de VvE niet representatief is voor de wensen en belangen van alle leden, of dat er te weinig vrijwilligers zijn om taken uit te voeren. Een oplossing is om meer communicatie en participatie te stimuleren, bijvoorbeeld door een nieuwsbrief, een website, een enquête of een borrel te organiseren.
- Niet naleven van Wet- en Regelgeving: kan leiden tot boetes, aansprakelijkheid of ongeldige besluiten. Een oplossing is om zich goed te informeren over de relevante wetten en regels, zoals het Burgerlijk Wetboek, de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement.
- Onkunde of onwil van bestuur: kan leiden tot slecht bestuur, mismanagement of machtsmisbruik. Een oplossing is om het bestuur ter verantwoording te roepen, bijvoorbeeld door vragen te stellen, kritiek te geven of een motie van wantrouwen in te dienen.
- Onkunde of onwil van beheerder: kan leiden tot slechte dienstverlening, hoge kosten of belangenverstrengeling. Een oplossing is om de beheerder te controleren, bijvoorbeeld door offertes te vergelijken, contracten na te kijken of klachten in te dienen.
De problemen die te maken hebben met de kennis van de VvE zijn:
- Kennis van Wet- en Regelgeving: is nodig om te weten wat de rechten en plichten zijn van de VvE en haar leden, en hoe deze toegepast moeten worden in de praktijk. Een oplossing is om zich te scholen, bijvoorbeeld door cursussen, workshops of webinars te volgen, of advies in te winnen bij een jurist of een VvE-adviseur.
- Kennis van Organisatie: is nodig om te weten hoe de VvE gestructureerd en bestuurd moet worden, en hoe de besluitvorming en de communicatie verloopt. Een oplossing is om zich te organiseren, bijvoorbeeld door een duidelijke taakverdeling, een helder reglement, een transparante agenda en een goede notulen.
- Kennis van Financiën: is nodig om te weten hoe de VvE haar inkomsten en uitgaven beheert, en hoe zij haar financiële positie en risico’s in kaart brengt. Een mogelijke oplossing is om zich te financieren, bijvoorbeeld door een realistische begroting, een sluitende jaarrekening, een adequaat reservefonds en een verantwoorde lening.
- Kennis van Techniek: is nodig om te weten hoe de VvE haar gebouw en installaties moet onderhouden, verbeteren en verduurzamen, en hoe zij de kwaliteit en veiligheid waarborgt. Een mogelijke oplossing is om zich technisch te verbeteren, bijvoorbeeld door een deskundige inspectie, een meerjarenonderhoudsplan (MJOP), een duurzaamheidsplan en een veiligheidsplan.
Het probleem dat te maken heeft met de middelen van de VvE is:
- Financiële middelen van de VvE: zijn nodig om de kosten van het beheer en het onderhoud van de VvE te dekken, en om eventuele investeringen of calamiteiten op te vangen. Een mogelijke oplossing is om de middelen te optimaliseren, bijvoorbeeld door de servicekosten aan te passen, subsidies of leningen aan te vragen, of collectieve inkoop of energiebesparing te realiseren.
De problemen die te maken hebben met de plannen van de VvE zijn:
- Plan voor onderhoud (MJOP): is nodig om het gebouw in goede staat te houden, de levensduur te verlengen en de waarde te behouden. Een MJOP geeft een overzicht van de onderhoudsactiviteiten, de kosten en de planning voor de komende jaren. Een mogelijke oplossing is om het plan op te stellen, uit te voeren en bij te stellen, bijvoorbeeld met behulp van een bouwkundige of een beheerder.
- Plan voor Verduurzaming: is nodig om het gebouw energiezuiniger, comfortabeler en milieuvriendelijker te maken. Een verduurzamingsplan geeft een overzicht van de maatregelen, de besparingen en de terugverdientijd voor de komende jaren. Een mogelijke oplossing is om het plan op te stellen, uit te voeren en bij te stellen, bijvoorbeeld met behulp van een energieadviseur of een installateur.
- Veiligheidsplan: is nodig om het gebouw brandveilig, inbraakveilig en asbestvrij te maken. Een veiligheidsplan geeft een overzicht van de risico’s, de maatregelen en de verantwoordelijkheden voor de komende jaren. Een mogelijke oplossing is om het plan op te stellen, uit te voeren en bij te stellen, bijvoorbeeld met behulp van een brandweer of een beveiligingsbedrijf.
De oplossingsrichtingen werden in de navolgende discussie verder uitgediept. De aanwezigen wisselden ervaringen, tips en vragen uit over hun eigen situatie en die van andere VvE’s. Er ontstond een levendige interactie tussen de spreker en het publiek.
Slot
De themabijeenkomst werd afgesloten met een dankwoord van Dirk Dekker, voorzitter van het VvE Netwerk Rotterdam. Hij kondigde ook aan dat er in september weer een nieuwe bijeenkomst zal plaatsvinden over het onderwerp optoppen. Hij nodigde iedereen uit om zich daarvoor aan te melden via de website van het netwerk.
VvE Netwerk Rotterdam: www.vvenetwerkrotterdam.nl
